文書管理 事例 No.7
オンサイトによる文書管理
〜常駐スタッフによる一括文書管理〜
Ａ製薬会社 Ｒ部 様
お悩み
・ファイリングやフォルダの作成は、派遣社員が行っている
・社員のリソースがファイリングにかかってしまう
・必要な書類が管理されていないことが多く、調査申請時に
整理に追われている。
人に仕事（ノウハウ）がついている
↓
人が変わると、また別のやり方
↓
統一されたやり方が無い！
ご提案内容
レコードマネジメントのノウハウを活かし、文書管理業務をアウトソーシングすることをご提案
常駐にてサイトマネージャが管理できる
↓
仕事のやり方を統一でき、安定した成果を提供できる
↓
スタッフが変わっても蓄積されたノウハウにより、統一的な作業が可能！
実施内容
2007.3 業務委託開始
・サイトマネージャ1名で契約
・ルールと書類を照合するファイリング研修
・フォルダ作成開始
2007.4～
・ファイリング業務を開始する
・ファイリングマニュアルを作成→手順を標準化
2007.8～
・委託業務の拡大に伴い
サイトマネージャ1名+作業員2名
2008.1～
・委託業務の拡大に伴い
サイトマネージャ1名+作業員3名
2008.4～
・委託業務の拡大に伴い
サイトマネージャ1名+作業員4名
改善効果
●日常業務の中で手をとられるフォルダ準備などにかかる時間の短縮ができた。
●書類の紛失・行方不明が無くなった
●ファイリングルールの統一で、誰が見ても見やすい形になった。
●社員がコア業務に専念できた。
まずはお気軽にご相談ください。
