freee電子帳簿保存法
freee電子帳簿保存棒ペーパーレスガイド
2022年1月、ついに改正電子帳簿保存法(電帳法)が施行されました。
実はこれ、知る人ぞ知る、すごい「法改正」なんです。本来は、もっともっと効率的にできたはずの会社の運営。それを阻んでいたのは「法律」でした。
今回、その法律が抜本的に改正されました。その結果、私たちがこれまで「当たり前のように苦労」していた色んな業務が大きく変わります。領収書や請求書など、大量の紙原本も全部捨てられるようにもなるんです。
これにより、見えないところで積みあがっていたコストや業務を大きく削減することができ、会社の収益性が向上します。
なにより、これまで、本来であれば不要であったはずの業務対応によって失われていた営者や従業員の大切な時間を取り戻すことにもつながるのです。
まさに今、「ペーパーレス革命」が始まろうとしています。会社の収益性を意識する経営者であればあるほど、いいことずくめの電子帳簿保存法!施行された2022年1月をきっかけとし、多くの会社がペーパーレス化を通じて業務工数・コスト削減に取り組んでいます。
しかし、実はこの”いいことずくめ”の改正電子帳簿保存法に落とし穴」があることを知っている方はなかなかいません。
まずは、電子取引データの電子保存義務化の「2年猶(2023年12月末まで)」の知られざるリスクについてです。

 

法改正の対応に向けては、システムや社内規定の見直しも少なからず必要です。
今のうちからバックオフィス全体の点検を始めておかないと、23年10月にやってくる「インボイス制度」の対応と電子保存義務化が重なり、大混乱が起きることが危惧されています。
次に、「対応方法のリスク」についてです。例えば、「経費精算だけ」「請求書発行だけ」といったように限定された領域での法改正対応やペーパーレス化を行うと、こんな課題が生まれます。「システム間の転記作業が発生し、業務が増えてしまう」、「元となる証憑データを探すのに時間がかかる」など。そう、紙で発生していたような作業が単にシステムに置き換えられただけでまだ残ってしまい、効率化するはずだった取組みで、逆に非効率になってしまうこともありうるのです。
他にも、今回の法改正に伴い「優良電子帳簿の適用」を受けないと、もしものときの税金の優遇措置の恩恵を受けることができない、そんなもったいない事態を招いてしまうかもしれません。
電子帳簿保存法の対応をする際に、ツールの変更や新規導入を検討される企業様も多くいらっるかと思います。どうせ検討するのであれば、「落とし穴」についてもちゃんと知ってみませんか?
皆様のバックオフィス業務が抜本から改善され、より前向きに業務に取り組めるためのヒントが次のページから始まります。

freee会計「電子帳簿保存法・インボイスへの準備に向けた無料個別相談会」を開催中!


電子帳簿保存法改正が変える 未来のバックオフィス

①スキャナ保存

いままで

freee電子帳簿保存_スキャナ保存01

紙を受け取ったら7年間も保存
受け取った領収書や請求書は、基本的に紙で7年間も保存しないといけませんでした

これから

freee電子帳簿保存_スキャナ保存02

受け取ったその場でパシャリ
紙を受け取ったらその場で撮影しfreeeに保存。いつでもどこでもすぐに電子化できます。

②電子帳簿保存

いままで

freee電子帳簿保存_電子帳簿保存01

あらゆる帳簿を紙で出力
仕訳帳や決算書、固定資産台帳などの会計帳簿は、紙に印刷して保存しないといけませんでした。

これから

freee電子帳簿保存_電子帳簿保存02

紙の出力は一切不要
freeeを使えば保存が必要な会計帳簿をまるっと電子化。もう書面での保存は一切必要ありません。

③電子取引に係るデータ保存

いままで

freee電子帳簿保存_電子取引01

PDFや電子明細の保管が悩ましい
メールで受け取ったPDFの請求書・領収書や、クレジットカード明細などを書面や専用ソフトで保存したりと、運用が煩雑でした。

これから

freee電子帳簿保存_電子取引02

PDFも電子明細も全て電子保存
PDFの書類はfreeeに取り込むだけで保存完了。銀行明細やクレジットカード明細も自動で同期し、自動で保存を行います。

今年中から準備しないと間に合わない!?

2023年10月 インボイス制度開始

適格請求書の保存義務化及び3万円特例廃止
従来、適した帳簿の記載(取引日・課税仕入れの相手方の氏名又は名称・取引内容・金額)と3万円以上の領収書や請求書の保存があれば、課税事業者は仕入税額控除(売上の消費税額から支払った消費税額を差し引いて消費税の納税額を計算すること)を受けることができました。

しかし、インボイスが開始されると、適格請求書発行事業者に登録の上、原則全ての発行及び受領した適格請求書を保存し適した帳簿の記載を行わない限り、仕入税額控除を受けることができなくなります。

freee電子帳簿保存法インボイス制度01

freee電子帳簿保存法インボイス制度02

※1 現行、3万円以上の請求書でも「請求書等の支付を受けなかったことにつきやむを得ない理由があるとき」は法定事項を記載した帳簿の保存のみで七入民動佳除が認められています
※2 3万円未満の公共交速機関の運賃や自動販売機での購買、郵便サービスなど、適格請求書を交付することが困難とされる特定の取引は適格鎮求書の交付義務が免除されます
※3 インボイス制度が始まる2023年10月1日から登録を受けるには、原則、2023年3月31日まてに登録申請書を提出する必要があります

 

2023年12月末 電子帳簿保存法 猶予措置終了

電子取引データの電子保存義務化徹底

やむを得ない事情(電子取引データの保存システムや社内でのワークフローの整備が間に合わない等、保存要件に従って電子データの保存を行うための準備を整えることが困難であること)がある場合に限り認められている電子取引データの書面保存を許可する猶予措置が2023年12月31日で終了となります。

猶予措置の終了前には、インボイス制度が開始されており原則全ての適格請求書の保存が義務付けられています。
そのため、猶予措置の終了と同時に、仕入税額控除を受けるにはPDFの請求書だけでなく、ありとあらゆる少額決済の電子取引データも電子で保存する必要があります。

 

freee電子帳簿保存法インボイス制度03

書面保存禁止となる電子取引の例
(電子取引とは、紙を介さずに行う取引全般のこと)

・メール添付で受け取ったPDFの請求書のデータ
・ECサイトからダウンロードした領収書のデータ
・インターネットパンキングの入出金明細データ
・クレジットカード、交通系ICカード、QRコード決済などのキャッシュレス決済の明細データ
・クラウドサービスを利用した電子請求書や領収書
・電子インボイス(XML形式)

 

2023年には
全ての適格請求喜の保存が必要となり、更に、電子データの電子保存義務化
早めの業務見直しが肝心です…

電子帳簿保存法 部分導入の罠

ペーパーレス化は、印刷代や紙の保管コスト削減だけでなく、業務効率化にもなるものですが、紙前提の業務フローを変えず部分的なペーパーレス化を行っただけでは、かえって業務が非効率化し、ペーパーレス化のメリットが全く受けられない事態になりかねません。
その上、電子取引データの書面保存禁止に対応した業務フローの構築も急務となっています。

紙前提の業務フローでスキャナ保存に対応した場合

スキャナ保存制度を活用し書類の電子保存を行おうとしても、既存の業務が紙とハンコを前提とした業務フローのままだと、経理に紙が集約する流れは変わらず、経理は書類のスキャン作業に加え、スキャンした書類に「日付」「取引先」「金額」を追記する作業も新たに増え、経理の負荷が大幅に増加する結果になってしまいます。

freee電子帳簿保存法スキャナ保存

紙前提の業務フローで電子取引データ保存に対応した場合

電子取引データを紙で保存するのは原則禁止になったため、受け取ったPDFの請求書などは、書面ではなく共有フォルダなどに格納した上で、電子のまま経理に届ける必要があります。その上で、紙とハンコを前提とした業務フローを変えずに法改正に対応した場合、随時共有フォルダなどを確認する作業が発生し、全従業員の負荷が増大する結果になってしまいます。

freee電子帳簿保存法電子取引データ保存

 

業務逼迫(ひっぱく)を引き起こす原因

freee電子帳簿保存法業務逼迫01
紙を前提とした報告業務

freee電子帳簿保存法業務逼迫02
ハンコを前提とした承認業務

freee電子帳簿保存法業務逼迫03
用途限定の専用システムを用いた処理業務

必要となる3つの対策

freee電子帳簿保存法業務逼迫04
電子完結の報告業務

freee電子帳簿保存法業務逼迫05
電子完結の承認業務

freee電子帳簿保存法業務逼迫06
全てが繋がる統合システムを用いた処理業務

完全ペーパーレス

申請・承認プロセスの電子化とワークフローと会計のシステム一元化を通し、初めて、電子帳簿保存法改正のメリットを享受できる。

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