個人情報保護に向けた文書管理改善 〜文書管理の基準/しくみの構築と目録作成作業〜

 

 

 

文書管理 事例 No.9

個人情報保護に向けた文書管理改善
〜文書管理の基準/しくみの構築と目録作成作業〜

お悩み

・書庫がいっぱいで保存スペースが無い
・いつ廃棄していい文書か分からない
・過去の文書を廃棄していない
・どこに何があるか分からない
・個人情報の管理が出来ていない

ご提案内容

●継続的な「意識改革」への取り組み
・文書管理推進体制の整備
・職員研修の実施

●しくみ/ルールの見直し
・文書管理の基準(分類・保存年限)の整備
・文書管理の方法(しくみ)の整備

●文書管理のシステム化
・文書管理システムの構築
・文書目録の整備

実施内容

改善効果

【廃棄】廃棄により33%の文書量が削減された
【目録】保有文書の目録が整備された(52,400件)
【基準】保存年限の設定により廃棄予定日が明確になった
【マニュアル】運用マニュアルにより、誰でも文書管理が出来るようになった
【ラベル】統一されたラベルにより、検索/取出しが楽になった
【ロケーション】ロケーションの登録により、配架場所が明確になった

 

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