文書管理システムの導入

 

 

 

ソリューション 事例 No.3

文書管理システムの導入

 

ご希望

1)庁内の情報システム構築は、できるだけ費用をおさえたい
①合併に向けできるだけコストを押さえシステム化を図る
②現在の資産(クライアントPC)を活かした構築をする
③維持経費の極力かからない方向の構築をする
2)職員のスキルを高めることに重点を置きたい
3)文書の目録を整備し、文書目録を見えるようにしたい

1)庁内情報システムの整備により「業務改善」につなげる
2)「文書目録」を庁内で共有し、情報公開へ対応する

ご提案内容

1)ASPサービス
・弊社にてシステムサーバを管理し、これをデータセンター
から広域ネットワーク(インターネット等)経由で提供します
2)保存文書登録サービス
・文書の整備を弊社にて実施し、目録システムに登録します
・庁内目録データ(職員作成)を取り込み、システムに登録します
・背表紙ラベルにより、文書が見やすく探しやすくなります
・目的に応じ、様々な文書リストを作成します
3)定期文書登録支援サービス
・定期的なオフィスの巡回により、新規発生の文書ファイルを登録します

文書管理システムの利用により職員の負荷を軽減した、文書管理を実施

実施内容

回線を通じ、ドキュメントサーバにアクセスすることにより、庁内の各課端末から、文書目録の登録・照会等が可能

文書管理システムの各機能

1)文書の目録管理
2)文書の保存管理
3)電子文書管理
4)文書の更新履歴(バージョン)管理
5)ラベル印刷

改善効果

1.庁内に文書目録管理サーバが不要
2.庁内に目録管理用システムが不要
3.サーバ/システムの維持管理が不要

職員負荷の大幅な軽減

 

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