文書管理システム事例：文書管理システムの導入
ソリューション 事例 No.3
文書管理システムの導入
ご希望
1）庁内の情報システム構築は、できるだけ費用をおさえたい
①合併に向けできるだけコストを押さえシステム化を図る
②現在の資産（クライアントPC）を活かした構築をする
③維持経費の極力かからない方向の構築をする
2）職員のスキルを高めることに重点を置きたい
3）文書の目録を整備し、文書目録を見えるようにしたい
1）庁内情報システムの整備により｢業務改善｣につなげる
2）｢文書目録｣を庁内で共有し、情報公開へ対応する
ご提案内容
１）ＡＳＰサービス
・弊社にてシステムサーバを管理し、これをデータセンター
から広域ネットワーク（インターネット等）経由で提供します
２）保存文書登録サービス
・文書の整備を弊社にて実施し、目録システムに登録します
・庁内目録データ(職員作成)を取り込み､システムに登録します
・背表紙ラベルにより、文書が見やすく探しやすくなります
・目的に応じ、様々な文書リストを作成します
３）定期文書登録支援サービス
・定期的なオフィスの巡回により、新規発生の文書ファイルを登録します
文書管理システムの利用により職員の負荷を軽減した、文書管理を実施
実施内容
回線を通じ、ドキュメントサーバにアクセスすることにより、庁内の各課端末から、文書目録の登録・照会等が可能
文書管理システムの各機能
１）文書の目録管理
２）文書の保存管理
３）電子文書管理
４）文書の更新履歴（バージョン）管理
５）ラベル印刷
改善効果
１．庁内に文書目録管理サーバが不要
２．庁内に目録管理用システムが不要
３．サーバ／システムの維持管理が不要
職員負荷の大幅な軽減
まずはお気軽にご相談ください。
