【電子化の導入事例】図面管理システムへの登録まで、まるごとおまかせ
毎月、電子化をしてくれるので、紙の保管スペースが減りました。
資料を見るのも、各人が自席からできるようになり、時間短縮でき働き方改革になりました。

ユーザー概要S社

 

業種製造業
従業員数1,400名
事業内容プラントの設計、施工、メンテナンス
導入の狙い
導入した図面・文書管理システムの運用をスムーズに立ち上げ、継続的に使える環境を構築する。
解決策
・過去の書類をスキャニングから検索項目の入力、導入されたシステムへの登録までを一括で受託。
・毎月、月末に当月に発生した紙資料を預かり、翌月スキャニングし、翌月末にはシステムへの登録を実施。
実施内容
・スキャニングと検索項目の入力の実施
・システムへの登録までを実施
・文書の預かり→スキャン→システム登録のルーティーンの確立
導入したメリット
・図面・文書管理システム構築時に、速やかにユーザが使える環境を構築したことで、ユーザにシステムの便利さを実感してもらい、システムの活用度があがった。
・毎月、登録依頼棚にファイルをいれておくと、翌月末にはシステムに登録されるので、忙しくても、資料が貯まることなく、検索できる。
ユーザーの声
・システム構築から10年間ずっと対応してもらっているので安心しています。毎月、新たな文書を登録できているので、資料の検索がすぐにでき出来て便利です。

導入事例詳細

S社様では、図面と文書を管理するシステム導入を決めたものの、過去の大量の図面と文書をどうするかが課題でした。
他社からは、「依頼主が書類を梱包し送ってください。」と言われたそうです。
しかし、六甲商会なら指定の保管場所まで取りに伺います。
当社で、過去の書類をスキャニングから検索項目の入力、導入されたシステムへの登録までを一括で受託。
図面管理システム導入後、短時間で本格稼働させることができ、自席から過去の記録が検索できるようになりました。

 

＼　すべて六甲商会におまかせ　／

 

日常文書の電子化により、電子文書管理の運用が実現
毎月の電子化を習慣化することで、必要以上に紙がたまらない環境を実現しています。
また、文書を検索する時は、文書管理システムを検索するという習慣が定着しました。

 

・検索キーワードはお客様のご要望通りにいたします
・書類を出すときの属性ルールはお客様に提案いたします
・A4書類やA0図面をお客様専用キャビネットに置くだけであとはすべてお任せ
・１ヶ月後には文書管理システムで検索できるよう、使用者が、短期間で便利さを実感できる仕組みをつくります

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