工事完成図面の電子データ保存

 

 

 

文書管理 事例 No.1

平成13年度 情報公開に向けて
工事完成図面の電子データ保存

お悩み

・移動式キャビネットを設置し保管スペースはあるものの、A課のキャビネットにB課の書類が置いてあったりと整備はできていない
・奥の倉庫は保存箱で満杯である
・文書管理規程が最近改訂されておらず現状の文書体系に合っていない
・自発的に整備や廃棄はしているが全体で定期的な整備をしておらず課によっては数年整備していないところもある
・ファイルの種類や色の使い方は各課・各人で異なる

実施内容

・全職員セミナー
・推進体制作り・・・各課から文書管理責任者の選任
・現状調査・・・各課でのヒアリング、文書量調査と全職員へのアンケート
・整備計画の策定
・分類・保存年限の設定
・運用マニュアル作成・文書管理規程の見直し
・文書整備作業・・・整備・廃棄・目録の作成

文書量の調査

各課でヒアリングを実施

整備作業の手順