文書・書類の預り保存でオフィス環境の改善

 

 

 

文書管理 事例 No.5

文書の預り保存〜ドキュメントセンタ〜

お悩み

・今までの保存スペースが急に使えなくなった
・現在のオフィスには保存スペースがない
・契約No順に整理をしているがリストが無い為取出しに時間がかかる

どこかに新たな保存場所が必要

ご提案内容

●ドキュメントセンタでの文書保存をご提案
・ドキュメントセンタで活用頻度の低い文書をお預かり
・預けた文書が必要な時はいつでも取り出しが可能
→取り出し・預け入れはFAXでご依頼
・文書の集配は、ご依頼から半日以内
・文書の取り出し・預け入れは1箱からでも可能
・リストを作成し保存箱に入れるため、検索が楽になる

実施内容

●文書をドキュメントセンタで保存

改善効果

・検索時間の短縮
・オフィス環境の改善
・確実な管理・取り出し
・文書保存スペースの削減
・書庫の運営に対する負担の軽減
職員負荷の大幅な軽減

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