台帳を電子化し関連図面・写真を一元管理

 

 

 

電子化 事例 No.4

台帳を電子化し関連図面・写真を一元管理

お悩み

・各種台帳を紙で保管されているが、必要な項目が埋められてなかったり、定期的な更新ができていない。
また管理する件数が2000件あり、探し出すにも手間がかかっている。
・台帳に関連する図面や写真がそれぞれ個別に保管されており、欲しい図面や写真があってもすぐに出てこない。
整理できていないのでどの物件の図面がないかといったことも把握できていない。

ご希望

・台帳を電子化し、さまざまな方向からの検索を簡単にできるようにしたい。これを機会に各出先事務所に項目を埋めてもらい、台帳を作り直したい。
・いずれは図面や写真も電子化し、パソコン上で見たい簡単に図面・写真を見れるようにしたい。

実施内容

・台帳の形式(フォーム)を決定し、各項目について詳細を打ち合わせ後、ソフトをMicrosoft Access97で作成し納品。
【ポイント】台帳上に写真や図面表示のボタンをつけ、ボタン一つで関連する図面や写真を見ることができる。

改善効果/今後の計画

紙、マイクロフィルムで残っている図面、写真の整備と電子化をし、最終的には台帳、図面、写真の一元管理をしたい。

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