情報公開に向けた文書管理改善と文書整備 〜文書管理のしくみ/基準の構築と目録作成作業〜

 

 

 

文書管理 事例 No.3

情報公開に向けた文書管理改善と文書整備
〜文書管理のしくみ/基準の構築と目録作成作業〜

お悩み

・ルールがない為に、文書管理の方法が分らない
・ファイル管理簿(目録)がない
・書庫がいっぱいで保存スペースが無い
・廃棄の判断に迷い、棄てられない文書が多い
・どこに何があるか担当者しか分からない

ご提案内容

情報公開に対応する為に
1.推進体制の整備
2.推進計画策定
3.行政文書分類基準表(保存期間含む)の整備
4.文書管理のしくみの見直し
5.文書の整理
6.ファイル管理簿(目録)の整備
7.文書管理システムの構築等が必要

実施内容

改善コンサルティング

・職員研修の実施
・現状調査の実施、実施計画の策定
・分類基準表の作成(分類、保存年限)
・文書管理のしくみの構築
・運用マニュアルの策定
・文書管理システムの策定
・終了点検の実施

 

文書整備作業

・文書目録の登録作業(24,000件)
・背表紙ラベルの貼り付け作業
・棚番号の読取り作業
・書庫文書の並べ替え作業

 

職員研修

目録登録作業

改善効果

・運用マニュアルにより全庁のルールが出来、誰でも文書管理が出来るようになった
・ファイル管理簿ができ、情報公開に対応できた
・全体で26%の文書量の削減になった
・書庫の業務毎への並替えにより、配架場所が明確になった
・保存年限設定により廃棄文書が明確になった
・書庫内が整理され検索、取出しが楽になった

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