電子帳簿保存法に対応する経理DX

電帳法が定める制度の1つである「電子取引に係る電子データ保存制度」には2年間の猶予期間が設けられています。この2年間の猶予期間を活用し、改正電帳法への対応を進めましょう。

電帳法どんな書類から対応すればいいの?

制度利用の要件等を確認する必要はありますが、それらを満たして制度を上手に活用すれば、税制上のメリットが得られたり、ペーパーレス化や業務の効率化も期待できます。制度利用の要件等を確認する必要はありますが、それらを満たして制度を上手に活用すれば、税制上のメリットが得られたり、ペーパーレス化や業務の効率化も期待できます。

そうはいっても、一気に対応を進めるのは大変ですし、急進的な対応は混乱につながってしまうかもしれません。優先順位を明確にして、着実に行いましょう。
最初に対応すべき書類としてオススメするのは、「受領した請求書・領収書」です。ワークフローとして経理業務と支払業務が繋がっており、効果が得やすいと言えます。

取引・書類ごとの対応方法の整理

 相手先からの受領(仕入れ・経費関係)
 受領方法保存方法
請求書電子データで受領メールに請求書データ(PDF等)が添付された場合添付された請求書データ(PDF等)を保存
ホームページ上で請求書データ(PDF等)をダウンロードした場合ダウンロードした請求書データ(PDF等)を保存
ホームページ上に請求書が画面表示される場合ホームページ上に表示される請求書をスクリーンショットで画像データにして保存
EDIシステムを利用している場合システム上でデータ保存するか、またはダウンロードしてPDF等で保存
FAXで受信した請求書を紙に印刷せずにPDF等にする場合PDF等にした請求書データを保存
紙で受領紙で受領紙の請求書をスキャンして、データを保存
領収書電子データで受領メールに領収書データ(PDF等)が添付された場合添付された領収書データ(PDF等)を保存
ホームページ上で領収書データ(PDF等)をダウンロードした場合ダウンロードした領収書データ(PDF等)を保存
Amazonなどホームページ上に領収書が画面表示される場合ホームページ上に表示される領収書をスクリーン
ショットで画像データにして保存
クレジットカードの利用明細データや交通系ICカードによる支払データをホームページで確認している場合(PDF等ダウンロードできる場合)
ファイルをダウンロードして保存
(ホームページ上に画面表示される場合)
利用明細をスクリーンショットで画像データにして保存
FAXで受信した請求書を紙に印刷せずにPDF等にする場合PDF等にした請求書データを保存
紙で受領紙で受領紙の領収書をスキャンして、データを保存
見積書・注文書
などの書類
電子データで受領メールに書類データ(PDF等)が添付された場合添付された書類データ(PDF等)を保存
ホームページ上で書類データ(PDF等)をダウンロード
した場合
ダウンロードした書類データ(PDF等)を保存
ホームページ上に領収書が画面表示される
場合
ホームページ上に表示される書類をスクリーンショットで画像データにして保存
EDIシステムを利用している場合システム上でデータ保存するか、またはダウン
ロードしてPDF等で保存
FAXで受信した書類を紙に印刷せずにPDF等にする場合PDF等にした書類データを保存
紙で受領紙で受領紙の書類をスキャンして、データを保存
相手先へ送付(売上関係)
 発行・送付方法保存方法
請求書電子データで発行・送付発行・送付した請求書データを保存
紙で発行・送付紙の請求書をスキャンするか、作成したシステム上でデータを保存
領収書電子データで発行・送付発行・送付した領収書データを保存
紙で発行・送付紙の領収書をスキャンするか、作成したシステム上でデータを保存
見積書・注文書などの書類電子データで発行・送付発行・送付した書類データを保存
紙で発行・送付紙の書類をスキャンするか、作成したシステム上でデータを保存

改正電帳法の猶予期間2年を活用してDXを推進

保存要件の充足がゴールではありません。あくまでも改正電帳法対応の主眼は業務コストの削減や生産性の向上にあるという意識が重要です。猶予期間が経理のDXを進めるチャンスです!

宥恕措置のポイント

「電子取引に係る電子データ保存制度」は電子データで受領・送付した書類をそのまま電子データで保存することを義務付けるものであり、保存に際しては法定要件がありますが、2年間の猶予期間中は要件を満たしていなくても電子データでの保存が認められます。

電子データを出力して紙で保存することもできますが、猶予期間が終了すると、それはできなくなります。猶予期間中に電子データで保存することの習慣形成をしておくことが非常に重要ですので、積極的に電子データでの保存を行っていきましょう。

宥恕措置を受けることができるのは「納税地の税務署長がやむを得ない事業があると認める場合」とありますが、電子データで保存するためのシステムやフローの整備が間に合わない、ということを説明すれば足りますので、ほとんど認められると考えていいでしょう。また、税務署への事前申請等の手続きは必要ありません。

改正電帳法で2年後に求められる要件

1. 真実性の確保

改ざんや削除を防ぐシステムの導入、書類受領後にタイムスタンプを付与するか取引相手が付与すること、事務処理規定の作成・運用のうち、いずれかを満たす必要があります。システム投資やタイムスタンプの利用料、取引相手側の負担を考えると、事務処理規定の作成・運用の措置をとることをお勧めします。コストが掛からず、導入も容易です。

2. 検索性(可視性)の確保

電子データを「日付・金額・取引先」で検索できるようにする必要があります。証憑収集・保管システムを活用するか、国税庁
が示す保存方法に従うことで対応しましょう。生産性の向上という最終目的に照らして、この要件についてはシステムの活用
がオススメです。

3. 見読性の確保

電子データを確認するため、ディスプレイ等を備え付けましょう。

4. 関係書類の備付け

システム利用方法の概要を記載したマニュアル等を備え付けましょう。

改正電帳法対応で期待できる3つの効果

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生産性向上

◎仕訳や入力などの定型業務のオートメーション化と可視化
◎労力・時間の大幅削減によるコアビジネスへのコミット

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働き方改革

◎システムの導入・連携によるテレワーク推進
◎BCPへの寄与

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効率化

◎ペーパーレス化による印刷コストの削減・保管スペースの活用
◎保存要件の充足に伴う資料の検索性向上、所在明確化

六甲商会はDX推進パートナーとなり、お客様のデジタイゼーションの見直しから始め、デジタライゼーションへのステップアップのお手伝いをいたします。

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